【ビジネス英語メール】件名はどうすればいい？効果的な件名を書くための４つのポイント
ビジネスにおいて、
メールをいかに効果的に書くかは非常に大切です。
英語で書くビジネスメールは、日本語で書くメールとは感覚が違うことも多く
特に英語圏でのビジネスメールでは、件名が重要視されています。
でも実際
「どのように書くのが良しとされているんだろう？」と、迷うこともありますよね。
この記事では、
忙しいビジネスパーソンに向けて出すメールに どのように件名を書くのが効果的なのか？
ポイントを4つに絞って解説します。
1．件名だけで用件が把握できるようにする
メールの件名は真っ先に目に入る場所です。
受信者が、メールの内容や重要性を理解しやすくするために編集することが非常に重要です。
曖昧な件名にすると、受信者がメールを開封して内容を確認する手間を増やすだけでなく、
重要な情報が見過ごされる 可能性も高まります。
特に忙しいビジネスパーソンは、 メールの件名で優先度を判断している ので
件名の書き方には特に注意を払いましょう。
重要なのは、メールの件名を具体的かつ明確にすることです。
避けるべき件名の例：
・Hello
・Quick question
・Follow-up
このような件名は、メールを開くまで内容が全くわからず
場合によっては “スパムと思われてしまい読み飛ばされる” 可能性があるので避けましょう。
２．文字数に気を付ける
メールの件名は、受信者のデバイスによって表示される文字数が異なります。
パソコンで見る一般的な受信トレイでは約60文字程度は表示されますが、
スマホの場合では25〜30文字しか表示されません。
そのため、要点を短く要約し出来る限り30文字程度に収めるのが理想です。
文字数の目安：
・Weekly Sales Report （16文字）
・ Invoice Payment Due（20文字）
・Quick follow-up on our meeting（26文字）
30文字に収めようとすると意外と短いことがわかります。
３．重要性・必要なアクションを示す
受信者はメールを開封する前に
・そのメールに返信が必要かどうか
・求められる対応は何なのか
を知りたがっています。
返信が必要な場合は、件名で示しましょう。
「RSVP」は、必ず返信が必要であることを簡潔に示す便利な表現です。
返信が特に必要ないメールに関しては、
「Reminder」や「FYI」をつけておくのも良いでしょう。
例：
・Reminder: Complete [タスク] by [日付]
・【RSVP】 Annual Party Attendance
・FYI: Updated company holiday calendar
Reminder/ RSVP/ FYI についてはこちらでも解説しています：
【ビジネス英語メール】丁寧なリマインド ＜friendly reminder＞ 例文3パターン
【ビジネス英語】”要返信” が一目で伝わる「RSVP」こう使っています。
【ビジネス英語メール】FYI・FYRの使い方＆それぞれのニュアンス解説
４．返信に期限がある場合は件名に記載する
返信に期限を設けたい場合は、メールの件名に書いておくと受信者に対して迅速な対応を促すことができます。
いつまでにアクションを起こせばよいのか
件名を見るだけでわかるので、受信者にとっても優先順位をつけやすく親切です。
例：
・Action Required by EOB: approval of team’s expense report
・Response Needed by [日付]: Budget Approval
・【URGENT】 Complaint from customer
(*EOB= End of Business/ 営業終了)
まとめ
英語で書くビジネスメールの件名の重要性について解説しましたが、
効果的なビジネスコミュニケーションを行うためには
「常に相手の立場に立ち・わかりやすく・明確に」 伝えることが大切です。
簡潔でアクションが明確な件名を付けることは
日々たくさんのメールを受信するビジネスパーソンにとって、とてもわかりやすく親切であり
期限を設ける返信についても効果的に伝えることが出来るので
自分にとってもメリットがあります。
是非、今回ご紹介した４つのポイントを参考にして、件名を工夫してみてくださいね。