【ビジネス英語／電話取り次ぎ編】最低限これで乗り切れる！厳選５フレーズ
仕事でたまに英語の電話がかかってくるんだけど、
なんて言ったら良いかわからないし、対応フレーズも種類がたくさんあってどれを使ったら良いのかわからなくて…いつも焦っちゃうんだ
グローバル展開や外国人従業員を採用するなど、
外資系企業に勤めている方ではなくてもビジネスで英語を使う機会は増えてきていますね。
そこで問題になるのが・・・そう、
電話対応 です。
身振り手振りでもなんとか乗り切れる対面の会話と違って
いきなりかかってくる、相手の見えない英語の電話は焦ってしまいますよね。
英語の電話対応フレーズはたくさんあるけど、とっさにどれを使えばいいかわからないし・・・
そんな方必見です。
今回は、普段英語で電話を受けることが多い私が
最低限これだけ知っていれば乗り切れると思うフレーズを5つ 厳選しました。
これだけ手元にメモしておけば大丈夫！
1. 最低限 ＜この5フレーズ＞ があればどうにかなります
これだけはすぐ目に入る場所にメモしておきましょう。
・Hello, this is ○○ company.
・May I have your name please?
・Could you say that again?
・How do you spell that?
・Hold on, please.
ー それぞれの解説
・Hello, this is ○○ company. (〇〇 company =社名)
→もしもし、〇〇社でございます。
日本語で電話を取る時と同じく、最初は社名を名乗りましょう。
・May I have your name please?
→お名前をお伺いできますか？
誰からの電話なのか、相手の名前をしっかりと聞きましょう。
・Could you say that again?
→もう一度おっしゃって頂けますか？
複雑な名前や早口な場合など、聞き取れなかった時は
落ち着いてもう一度聞いてみましょう。
（この時自分も少しゆっくり、はっきりと話すと相手もこちらのスピードに合わせてくれることが多いです）
・How do you spell that?
→スペルは何ですか？
もし何度か聞いても聞き取れなかったり、発音が難しい場合はスペルを確認しましょう。
・Hold on, please.
→少々お待ちください。
これでひとまず誰からの電話かがわかるので
担当に取次が出来れば一安心。
もし最初に電話に出た時点で、すぐに相手の名前が聞き取れて
「〇〇さんをお願いします（Mr/Ms 〇〇 please.）」と言われた場合は
”Hold on, please””と言ってすぐに転送して大丈夫です。
2. 電話を受けた時に＜これだけは＞気を付けること
以下の2点です。
・落ち着いてゆっくり話すこと
・企業の顔であることを忘れないこと
この2つが守れればほぼ問題ありません。
相手もこちらが英語ネイティブでないことはわかるはずなので
もし聞き取れずに困ってもわかったフリをせず、
「焦らず・落ち着いて・ゆっくり」話しましょう。
そして電話を受けた時点で企業を代表していることを意識し、
普段の日本語の時と同じように丁寧に対応することも忘れないようにしましょう！
3. 最初から流暢にこなす必要はありません
まずはこのフレーズを自分で使いこなせるように慣れること。
慌てない為にも、
まずはこの5つをメモして電話のそばに置いておきましょう。
取次に必要なフレーズをしっかり覚えて、どんどんステップアップしていきましょう！