【ビジネス英語メール】 相手に返信を催促するときはどうする？（例文付き）
メールを送ったのに、なかなか返事が返ってこない‥
忙しいのか忘れられているのかわからないけど、とにかく返事が必要だから催促しなきゃいけない場面ってありますよね。
日本語でも少々気まずい催促メール。
「どう書いたらいいの？」
「気を付けるべきことは？」
など、英語だと余計難しいですよね。
今回はビジネスにおいて、相手に催促のメールを送る際のポイントと例文をご紹介します。
ポイント＆例文
メールのタイトルに [Reminder] を追加
前回に送ったメールの件名の前に”Reminder”を付けると
リマインドメールだということを件名だけで簡潔に知らせることが出来ます。
再送であることを協調するために、[ ]をつけて、件名の初めに追加しましょう。
催促メールでも丁寧さを忘れない
これは日本語での通常のマナーや注意点と同じです。
相手からメールの返信がないと不安になりますが、
催促メールを送るときも相手の気持ちに配慮した、気づかいのある表現をしましょう。
催促のメールだとしても丁寧に書くことで、メールを受け取った相手にも気持ちよく動いてもらえるように配慮します。
例:
“I am writing to follow up on the status of the project.”
プロジェクト状況についてのフォローアップです。
“Would you mind providing an update on the issue we discussed in our previous meeting?”
前回のミーティングでお話した問題点についてのアップデートをお伺いできますでしょうか？
状況や理由を明確に説明する
相手に対して催促する際は、なぜその催促が必要なのか、状況や理由を明確に説明することが重要です。
背景を知って頂くことで、スムーズに協力を得られるようにします。
“As the deadline is approaching, we need your information in order to complete our proposal document.”
締め切りが近づいており、提案資料を完成させるためにあなたからの情報が必要です。
“Your feedback is crucial for us to finalize the budget plan.”
予算を最終決定するために、あなたからのご意見が重要となります。
We need to submit it to our client by EOB
クライアントに本日の営業時間中に提出しなければなりません。
具体的な行動や締め切りを書く
催促のメールでは、相手に取ってほしい
具体的な行動や締め切りを提示する ことが重要です。
✔相手が何をすべきか
✔いつまでにその行動を取る必要があるか
といった情報を明確に伝えましょう。
例:
“Could you please review the document and provide your feedback by tomorrow?”
書類のご確認とフィードバックを明日までに頂けますでしょうか？
“I kindly request that you complete the necessary paperwork and return it to me by the end of the week.”
必要書類を完成させ、今週中に私まで提出頂けますと幸いです。
最後に感謝の一言を添える
催促のメールの結びでは、相手に感謝の意を示すことが重要です。
催促したままのぶしつけな印象で終わらないよう、丁寧な結びの文章を書いて印象を良くしておきましょう。
例:
”A prompt reply will be greatly appreciated.”
迅速なお返事をいただけますと幸いです。
“Your cooperation in this regard would be greatly appreciated.”
ご協力大変感謝いたします。
催促に使える表現集
Could you please send me your reply by April 30?
4月30日までにお返事をいただけますか？
This is a friendly reminder.
リマインドのお知らせです。
I hope to hear from you by April 30.
4月30日までにお返事を頂ければ幸いです。
This is just a friendly reminder that I am waiting for your reply.
お返事をお待ちしていますことをリマインドいたします。
I would be grateful if you get back to me soon.
すぐにご返信頂けますと幸いです。
こちらも参考に：
【ビジネス英語メール】丁寧なリマインド ＜friendly reminder＞ 例文3パターン
まとめ
ビジネス英語メールで相手に催促する際は、
相手に取ってほしい 具体的な行動や期限をていねいに伝える こと が大切です。
上記のポイントを参考に、効果的な催促メールを書いてみてくださいね。