【ビジネス英語】英文メールを書くときに必要な「3C」とは？
仕事で英語のメールを書く機会があるけど、
いまいちこれでいいのかわからないなー
なんてことありませんか？
英語でメールを書くときにはポイントがあります。
それは日本語メールとは構造や習慣が違うからです。
日本語でビジネスにおけるメールを書く際は、
- 「平素よりお世話になっております。」
- 「お忙しいところ恐縮ですが、ご確認の程よろしくお願い申し上げます。」
などなど、
本題に入る前のあいさつや結びなどで長くなりがち。
日系ビジネスシーンでは丁寧な印象を与えますが、外資系など海外のビジネスシーンでは好まれません。
なぜなら
日本語と英語では 物事の伝えかた が違うのです。
「伝えたいことを英語で書けば良い」 のではなく、
「英語だからこそ伝わる書き方」 を意識してみませんか？
今回は、私がビジネスで英文メールを書くときに
意識しているポイントを３つ
お伝えします！
意識したい「3C」
英語でメールを書くときにぜひ意識したいこととして
私が（勝手に）定義しているのが
３C = Clear / Concise / Considering です。
・ Clear
・ Consice
・ Considering
それぞれ、もう少し解説します。
Clear
＝「はっきりと」
英語そのものの言語の特徴として、「はっきりと伝えること」が好まれます。
・何についてのメールなのか
・何が言いたいのか
・何をしてほしいのか
必要なアクションを クリアにはっきり（明確に）伝えるように意識しましょう。
Consice
＝「簡潔に」
メールは出来る限り「短く簡潔」に。
あいさつや遠回しの表現などでメールが長くなってしまうと、要点がわかりづらくなってしまい
読む気が失せるとか失せないとか。。
・できるだけ短い言葉／文章に言い換えるく
・用件を先に書くく
・個人的な意見等は不要。事実のみ書く
パッと見て要点がわかりやすい中身になるよう心がけましょう。
Considering
＝「気遣い・思いやり」
上記でお伝えしたように
「はっきり」&「簡潔」 にメールを書くことは重要なのですが、
日本語でのメールに慣れていると、
要件だけの短いメールは冷たいなあと感じてしまうのです（私個人的に‥）
シンプルなメールでも、
”丁寧さや相手に対しての心遣い” は忘れないようにしたいもの。
そこで 私が気を付けていることは こちらの2つです。
・できるだけ明るく肯定的な表現を使う
（→できないこと ではなく できること に置きかえる等）
例）
◎It is difficult to get it done by Tuesday → I can get it done by Wednesday
（火曜までに仕上げるのは難しいです → 水曜までにはできます）
◎You need to submit your application form on time → We look forward to receiving your application form
（期限内に申込書のご提出をお願いします → 申込書の提出をお待ちしております）
・用件は簡潔に。でもフレンドリーな一文は入れる
例）
◎I hope you are doing well （お元気でしょうか）
◎ Thank you for doing ○○ （○○してくださりありがとうございます）
◎ Have a good afternoon （良い午後をお過ごしください）
…など、なにかひとことでもお礼や相手を気遣うワンクッションを入れるようにしています。
当たり前ですがビジネスにおいても人間関係の構築は大事ですよね。
良い印象を持ってもらえるように感じの良い文章を書くことを心がけています。
「3C」意識してみましょう！
・ Clear（はっきりと）
・ Consice（簡潔に）
・ Considering（気遣いは忘れない）
英文メールを書くポイントは、
はっきりと簡潔に。
でも冷たくならないよう、ポジティブな表現で気遣いは忘れず。
「シンプルながらもフレンドリー」なメールを目指しています！
良い関係が出来ていると、ちょっとお願いが通りやすくなったり
やっぱり良い事ありますよね。笑
ご参考になれば幸いです。
ビジネス英語メールにはこちらもおすすめ：
【ビジネス英語】メールの宛名「〇〇様へ」はこの４つを良く使います
【ビジネス英語メール】”添付ご確認ください” シンプルな例文５パターン
よく読まれている記事：
【ビジネス英語メール】丁寧なリマインド ＜friendly reminder＞ 例文3パターン
【ビジネス英語】「ご注意ください」を伝える3つのフレーズ
【ビジネス英語メール】ソフト＆丁寧な「Kindly」を使いこなしてワンパターン脱出しよう！